Служебный этикет. Что уместно, а что нет на рабочем месте?

Мы работаем всё больше и больше. Место работы уже стало нашим вторым домом, а коллеги – почти как семья. Но при этом вовсе не стоит забывать правила служебного этикета. Работа есть работа, а знание служебного этикета так же важно, как и квалификация.

Служебный этикет – это нормы служебного общения. Он определяет взаимоотношения между начальником и подчинённым, включает в себя правила ведения деловой переписки, умение вести телефонные переговоры, манеры поведения, искусство ведения деловых встреч.

Основные принципы служебного этикета

1. Пунктуальность (делайте всё вовремя). Только поведение человека, делающего всё вовремя, является нормативным. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Специалисты рекомендуют прибавлять лишних 25% к тому сроку, который, на ваш взгляд, требуется для выполнения полученной работы.

2. Конфиденциальность (не болтайте лишнего). Секреты учреждения или конкретной сделки необходимо хранить бережно, как тайны личного характера.

3. Доброжелательность и приветливость. Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнёрам, независимо от личных симпатий и антипатий. А поскольку каждый сотрудник является лицом компании, то её успех зависит от профессионализма, доброжелательности и безупречного знания хороших манер этого лица.

4. Внимание к окружающим (думайте о других, не только о себе). Уважайте мнение других, прислушивайтесь к критике и советам коллег, начальства и подчинённых. Покажите, что цените опыт других людей. Уверенность в себе не должна подменять скромность.

5. Имидж (внешний облик). Необходимо одеваться опрятно, уместно, в соответствии с возрастом и физическими данными, внимательно выбирать аксессуары.

6. Грамотность (говорите и пишите хорошим языком). Внутренние документы или письма, направляемые за пределы учреждения, должны быть изложены хорошим языком, а все имена собственные переданы без ошибок.

Приветствия и прощания

Существуют определённые правила этикета и в отношении форм приветствий.

Приветствуя, следует смотреть в глаза собеседнику. Входящий в помещение первым приветствует тех, кто в нём находится. Кстати, посетитель, входящий в комнату учреждения, не должен стучать в дверь – это только отвлекает и нервирует занятых делом людей. В дверь кабинета руководителя, если у него нет секретаря, тоже можно не стучать (достаточно просто, приоткрыв дверь, спросить разрешения войти). Однако если руководитель выскажет пожелание, чтобы сотрудники не входили к нему без стука, то это следует соблюдать.

Стоит также отметить, что рукопожатие является единственным допустимым тактильным контактом.

Важно учиться контролировать свои жесты и мимику, ведь они скажут о вас больше, чем любые слова.

Когда посетитель – человек, вышестоящий по должности, старший по возрасту, женщина, важный деловой партнёр и т. п., встаёт для прощания и ухода, хозяину кабинета следует подняться и по возможности проводить его до двери.

С руководителем и всеми вышестоящими по должности лицами нельзя общаться излишне фамильярно или переходить на «ты».

Вошло в норму, что руководитель, уходя, не сообщает, куда он идёт. И подчинённый считает недопустимым спросить его об этом, так как это может быть расценено, как нарушение субординации. На звонки он отвечает: «Ушёл, ничего не сказал, он мне не докладывает». И плохо, что не докладывает. Это элементарное бескультурье, пережиток чиновничества.

Особенности телефонного общения

Важно учитывать: когда вы звоните, вы делаете это в момент, удобный вам, но, возможно, не вашему собеседнику. Начните разговор с вежливого вопроса: «У вас сейчас есть время со мной поговорить?»

Этика телефонного общения рекомендует всегда называть себя, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу.

Недопустимо в процессе разговора есть или пить. Использование громкой связи допускается только с разрешения собеседника. При завершении разговора нужно обязательно попрощаться.

В век информационных технологий важно соблюдать правила электронного общения. Важно заполнять все графы в электронном письме. Особенно важно правильно заполнить поле с заголовком «Тема». Свои письма необходимо всегда подписывать. Обращаться к людям нужно вежливо и не забывать про слова приветствия. При написании электронного письма допускается использование смайлов.

Рабочее место нужно всегда держать в чистоте и порядке.

По материалам интернет-ресурсов
Фото носит иллюстративный характер